Как выставить счет на оплату: особенности оформления и риски

Актуальные и интересные идеи для бизнеса в 2019 году
Опубликовано: 13-12-2019г.
О чем статья?
  1. Как выставить счет на оплату: особенности оформления и риски, выставить счет (организация по обналичке)
  2. 1. Как выставить счет на оплату: образец и общие сведения о вопросе
  3. Почему счет на оплату выглядит именно так?
  4. 2. Как выставить счет на оплату, если он не нужен?
  5. Зачем вам на самом деле нужно выставлять счет на оплату?
  6. 3. Оформление и бухгалтерские тонкости для правильного выставления счета на оплату
  7. Этап№1. Какие пункты должен содержать счет?
  8. Этап№2. Указываем информацию о покупателе и другие нюансы
  9. Этап№3. Передаем счет контрагенту
  10. Подводим итог того, как же выставить счет на оплату
  11. Как выставить счет на оплату: 5 видов счетов и их оформление
  12. Что такое счет на оплату и когда следует его выставлять?
  13. 1) Как выставить счет на оплату по безналичному расчету?
  14. 2) Как вставить счет на оплату для ООО и ИП?
  15. 3) Как выставить счет с НДС?
  16. 4) Как правильно выставить счет на оплату на английском языке?
  17. Может ли выставить счет на оплату физическое лицо?
  18. Упрощенный вариант того, как выставить счет на оплату
  19. Топ-5 онлайн-сервисов для выставления счета
  20. Какие ошибки допускают при выставлении счета на оплату?
  21. Как выставить счет на оплату: правила и порядок составления
  22. Когда необходимо выставлять счет
  23. Предназначение счета
  24. Выставляется ли счет от физического лица?
  25. Счет на оплату от ИП или ООО
  26. Как выставить счет на английском языке
  27. Распространенные ошибки при составлении счета
  28. 1. Отсутствие расшифровки подписи
  29. 2. Нарушение пятидневного срока выставления счета-фактуры
  30. 3. Счет-фактура не получен в налоговый период, заявленный к вычету НДС
  31. 4. На экземплярах счета продавца и покупателя указаны разные даты
  32. Как выставить счет на оплату: образец
  33. В каких ситуациях выставляется счет
  34. Зачем нужен счет
  35. Можно ли выставить счет от физического лица?
  36. Счет на оплату от ИП или ООО
  37. Выставляем счет на английском языке
  38. Возможные ошибки при составлении документа

Содержание

  • 1 Как выставить счет на оплату: особенности оформления и риски, выставить счет (организация по обналичке)
    • 1.1 1. Как выставить счет на оплату: образец и общие сведения о вопросе
    • 1.2 Почему счет на оплату выглядит именно так?
    • 1.3 2. Как выставить счет на оплату, если он не нужен?
    • 1.4 Зачем вам на самом деле нужно выставлять счет на оплату?
    • 1.5 3. Оформление и бухгалтерские тонкости для правильного выставления счета на оплату
    • 1.6 Этап№1. Какие пункты должен содержать счет?
    • 1.7 Этап№2. Указываем информацию о покупателе и другие нюансы
    • 1.8 Этап№3. Передаем счет контрагенту
    • 1.9 Подводим итог того, как же выставить счет на оплату
  • 2 Как выставить счет на оплату: 5 видов счетов и их оформление
    • 2.1 Что такое счет на оплату и когда следует его выставлять?
    • 2.2 1) Как выставить счет на оплату по безналичному расчету?
    • 2.3 2) Как вставить счет на оплату для ООО и ИП?
    • 2.4 3) Как выставить счет с НДС?
    • 2.5 4) Как правильно выставить счет на оплату на английском языке?
    • 2.6 Может ли выставить счет на оплату физическое лицо?
    • 2.7 Упрощенный вариант того, как выставить счет на оплату
    • 2.8 Топ-5 онлайн-сервисов для выставления счета
    • 2.9 Какие ошибки допускают при выставлении счета на оплату?
  • 3 Как выставить счет на оплату: правила и порядок составления
    • 3.1 Когда необходимо выставлять счет
    • 3.2 Предназначение счета
    • 3.3 Выставляется ли счет от физического лица?
    • 3.4 Счет на оплату от ИП или ООО
    • 3.5 Как выставить счет на английском языке
    • 3.6 Распространенные ошибки при составлении счета
    • 3.7 1. Отсутствие расшифровки подписи
    • 3.8 2. Нарушение пятидневного срока выставления счета-фактуры
    • 3.9 3. Счет-фактура не получен в налоговый период, заявленный к вычету НДС
    • 3.10 4. На экземплярах счета продавца и покупателя указаны разные даты
  • 4 Как выставить счет на оплату: образец
    • 4.1 В каких ситуациях выставляется счет
    • 4.2 Зачем нужен счет
    • 4.3 Можно ли выставить счет от физического лица?
    • 4.4 Счет на оплату от ИП или ООО
    • 4.5 Выставляем счет на английском языке
    • 4.6 Возможные ошибки при составлении документа

Как выставить счет на оплату: особенности оформления и риски, выставить счет (организация по обналичке)

Как выставить счет на оплату: оформление документации по сделке, разница между ИП и ООО + перечень критериев правильного счета.

Любой бизнес строится вокруг товарно-денежных отношений: мы товар производим/оказываем услуги, и получаем за это деньги от покупателя/клиента.

Нужны деньги на бизнес или иные расходы? Я партнер АльфаБанка и имею там привилегии, по моей партнерской ссылке ты можешь получить кредитную карту на особых выгодных условиях: 100 дней без процентов, лимит по паспорту 50 тысяч, до 200 по паспорту и другому документу, а до 500 нужна справка с работы. Плюс снятие без процентов в банкомате. Закажи по моей партнерской ссылке и карту привезут тебе на дом, не надо никуда идти. Осталось 4 карты!

Но каким же образом нам оформить сам процесс обмена деньгами и товарами? Правильно – выставить счет.

Это дело вроде бы не самое сложное, но у начинающих предпринимателей все-равно возникает довольно много вопросов на тему того, как выставить счет на оплату. есть ли разница между обязательствами ООО и ИП, и т. д.

1. Как выставить счет на оплату: образец и общие сведения о вопросе

Основная часть товарно-денежных операций в наше время оформляется посредством договора или накладной. Но сами по себе эти документы не являются платежными обязательствами.

Получается, если вы не знаете, как правильно оформить счет, провести сделку в наше время крайне проблематично.

При этом отметим, что в наше время такие бумаги не столько являются документом, сколько свидетельством электронного соглашения, т. к. все валютные операции (в том числе купля-продажа) так или иначе фиксируются фискальными органами.

Да, есть всякие серые схемы и даже черный рынок, но мы останемся в рамках правового поля.

По сути, счет лишь уведомляет одну из сторон о необходимости оплаты.

После проведения платежа, счет превращается в чек – завизированный документ является подтверждением платежных обязательств. С этим, в случае чего, потом можно и в суд обратиться.

Важный момент: выставить счет – это не обязательный шаг с точки зрения законодательства, потому государство не регулирует его формат, порядок составления и содержание.

Все это регулирует сам бизнес. По этой причине классический вариант такой бумаги выглядит довольно просто.

Перед тем, как выставить счет на оплату, нужно удостоверится, есть ли там следующая информация:

  1. Банковские реквизиты поставщика услуг/товаров (причем полные реквизиты – это важно для корректной оплаты).
  2. Порядковый номер (благодаря этому можно узнать о какой именно сделке идет речь, если подобных покупок было сделано несколько).
  3. Дата (второй критерий, по которому можно определить конкретную сделку).
  4. Описание предмета соглашения (детальное).
  5. Описание суммы (пожалуй, в нашем случае это важнейший пункт).
  6. Место для подписи и печати (по итогам оплаты там должны быть подписи ответственных лиц).

*Как выставить счет на оплату – образец

Почему счет на оплату выглядит именно так?

Чтобы до конца понять все нюансы того, как как правильно выставить счет на оплату, надо понять почему каждый его элемент выглядит так, а не иначе.

Это ведь не «спущено» нам сверху – это результат деятельности самого бизнеса, а бизнес, по логике, не должен обременять себя лишней бюрократической волокитой.

В таком виде, как в примере, счет представляет собой оферту – является признанием того, что стороны договор заключили и сделку осуществили.

Это важный нюанс, т. к. такая бумага фактически заменяет собой договор после заключения сделки. Точнее, дополняет его.

Например, в том же суде – даже если вы не сохранили текст договора, оплаченный счет является доказательством совершения сделки, сохраняет все обязательства сторон.

Кстати об обязательствах – в документе должны быть указаны все важные моменты сделки.

Так, особое внимание уделяют предмету – цена (за 1 шт.), стоимость (за всю поставку) и общее количество товаров должно быть указано.

Выписывая его, поставщик подтверждает факт отправки товара, а покупатель – факт отправки денег. Не менее важно, что счет фиксирует срок, в течение которого предложение действительно.

Еще один момент, который нельзя обойти стороной: счет обязан содержать указание на налоговую нагрузку.

Например, почти обязательным для подобных сделок является НДС – налог на добавленную стоимость.

Но указать на НДС – это полдела. Обязательно надо написать какой именно режим выплаты НДС действует и какова его ставка.

Если, к примеру, предприятие малое, стоит на упрощенной системе налогообложения и НДС не платит, то это всё равно должно быть указано.

Для чего все это надо? Для того, чтобы покупатель получил на руки счет с конечной стоимостью товара – со всеми налогами:

2. Как выставить счет на оплату, если он не нужен?

Странный на первый взгляд заголовок, согласитесь. Но часто так бывает, что малоопытные предприниматели требуют счет всегда, даже когда он не нужен.

Да, сам факт наличия этого документа становится дополнительным защитным механизмом от мошенничества, но далеко не все предприниматели горят желанием заниматься бюрократией.

В наше время многие сделки оплачиваются просто через интернет, а счет требует подписи – пусть хотя бы электронной. Получение подписи может затянуть сроки. А время, как известно, деньги.

Так в каких же случаях можно обойтись без него? Сейчас разберемся.

Как уже говорилось, законодательство не требует оформлять именно счет, но какой-либо способ подтверждения сделки быть обязан. Получается, что эта бумага – это всего лишь уведомление о предоплате, а после «погашения» – подтверждение оплаты, чек.

Все это могут заменить более современные электронные инструменты, либо, наоборот, более старые и проверенные (такие как накладная).

Тем не менее, во многих сферах счета по-прежнему применяются повсеместно, как наиболее удобный и привычный способ подтверждения сделок:

  • приобретение товаров и активов;
  • аренда имущества – движимого и недвижимого;
  • оплата услуг;
  • подтверждение доставки груза и т. д.

Получается, он применяется повсеместно и заменить счет сможет, разве что, электронный аналог, который пока не очень удобен. Однако вся эта система активно модернизируется.

Зачем вам на самом деле нужно выставлять счет на оплату?

С внедрением режима онлайн, упростили передачу электронных чеков между юр.лицами и физ.лицами. Теперь на очереди упрощение электронных взаимоотношений между юр.лицами и ИП.

В развитых странах любую сделку можно провести за пару кликов мышки или в два нажатия на экране смартфона.

Из перечня выше мы также видим, что важнейшим предназначением счета является подтверждение серьезности намерений обеих сторон договора. В особенности, когда речь заходит о предоплате.

Заказчик опасается, что он деньги перечислит, а товар/услугу так и не получит. В то же время, исполнитель не сможет закупить материалы и комплектующие для выполнения этого заказа.

Этот документ можно выставить в качестве свидетельства серьезности намерений, который удовлетворит обоих.

Впрочем, и без предоплаты счет может вам пригодиться. Только в этом случае вам понадобится уже не простая бумажка, а выставить счет-фактуру.

Для этих же целей подойдут акты либо накладные. Сам же счет в указанном выше виде в этом случае будет все равно использоваться, но не как документ подтверждающий платеж, а как подтверждение банковских реквизитов.

Иначе говоря, оплатить сделку можно и другим способом, но именно так фиксируются реквизиты поставщика – знать, куда уходят деньги, важно с точки зрения финансовой безопасности.

Еще один важный пункт – в тексте договора должен указываться способ оплаты – будет это обычный счет или нечто другое. Это также важно с точки зрения взаимного доверия подписантов договора.

PS. Вывод по разделу – счет не обязателен, но крайне желательно его выставить т. к. это самый простой способ застраховать себя от рисков попасть на недобросовестного делового партнера.

3. Оформление и бухгалтерские тонкости для правильного выставления счета на оплату

Первое что нужно понять в этом контексте, что такой документ не является бухгалтерским.

Непосредственно по этой бумаге нельзя принять товар или услугу – она лишь подтверждает факт оплаты и объем товара.

По этой причине счет не попадает под закон №402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_122855 )

О чем нам это говорит?

Во-первых – если формат документа не регламентируется законодательством, то и выполнять его по всей строгости нет необходимости.

Во-вторых – за нарушения не будет санкций со стороны контролирующих органов.

Однако тут есть одно замечание: счет – это результат практических наработок бизнеса.

Если он не будет соответствовать общепринятому образцу, то его не будут оплачивать – вам оно надо?

Этап№1. Какие пункты должен содержать счет?

Самое главное, что должен содержать такой документ, – это реквизиты поставщика.

Первое, что указывается в этом контексте – наименование компании с указанием формы собственности либо ФИО индивидуального предпринимателя.

Примеры: ООО «Писака» для юр.лица, либо «Индивидуальный предприниматель Куролапов Иван Иванович» для физлица-предпринимателя. Сокращения в этой графе не допускаются.

  • Следующий пункт – указание адреса компании либо ИП.

    Указать можно как юридический, так и фактический адрес. Юр.лицо указывает ИНН и КПП, а ИП только ИНН.

  • Далее, счету присваивают номер и указывают дату. когда он был составлен.

    На основе этого будет определяться срок, в течении которого счет будет действительным.

    Эти пункты также очень важны в случае судебных разбирательств.

  • Следом идет предмет соглашения – что именно вы продаете/покупаете.

    Наименование услуги либо товара должно быть полным и точным (так, как в других сопроводительных документах).

    Сокращения допускаются только самые общие – «шт.», «кол-во».

  • В предыдущей графе или таблице надо указать количество. если случай того требует (не все можно измерить количественно).

    Тут же указывается цена за одну единицу товара, а также общая стоимость поставки либо услуги.

    Чуть ниже указывается сумма НДС либо других налогов в случае необходимости, а лишь затем идет общая сумма по сделке.

  • Этап№2. Указываем информацию о покупателе и другие нюансы

    Важный момент – все российские счета должны быть номинированы в рублях, даже если сам расчет осуществлялся в евро или долларах.

    Это уже требование бухгалтерии – если счету все-равно, то вот другим документам и налоговой отчетности нет, это может породить проблемы с ФНС и банками (счет ведь надо еще оплатить).

    Кстати, при переводе валюты применяется исключительно официальный курс от Банка России на момент составления счета (еще одна причина, почему так важно указывать дату).

    Ранее мы писали о поставщике услуг и товаров, но счет должен содержать также информацию о покупателе: название предприятия/имя физлица в том же формате, что и аналогичные данные по поставщику.

    Важный нюанс – в строке «плательщик» может быть указано не то же самое лицо или компания, что уже записано как «Заказчик». Это означает, что оплатить счет может практически кто угодно, но вот поставка будет осуществляться именно указанному заказчику.

    Заканчивается оформление счета подписью.

    В случае с индивидуальным предпринимателем, подпись должна быть одна – его самого, а если речь о юридическом лице, то завизировать документ нужно дважды – руководителю/директору компании и главному бухгалтеру.

    Можно, кстати, уполномочить подписывать такие документы других людей – для этого нужно составить доверенность, и обязательно указывать её при составлении счета согласно следующему примеру: «Менеджер Петров И.И. по доверенности №2 от 16.02.17».

    Также необязательна подпись третьего лица – того, кто осуществляет контроль за сделкой.

    В завершении всего процесса подписания юр.лицо закрепляет счет своей печатью.

    От ИП такого не требуют. Не требуется также, чтобы подписи обязательно были от руки – допускаются факсимильные отпечатки (но только если это указано в договоре).

    Этап№3. Передаем счет контрагенту

    Поскольку законодательство не регулирует счета, то нет жестких требований того, как сам счет будет отправлен – можно лично передать, отправить по факсу или электронной почте.

    Последний вариант становится все более популярным.

    В этом случае вы фактически будете подписывать копию, но согласно законодательству, копия равна по юридической силе оригинальному документу.

    Однако тут подпись несколько смещает акцент. Если ранее подтверждением был сам факт подписи человеком, то теперь важен факт не подписи, а получения по электронке.

    Иначе говоря, ваша подпись становится «электронной»: если вы его подписали, значит получили. Следовательно, ввели логин и пароль от своей почты.

    PS. Именно пара логин-пароль теперь подтверждают факт аутентичности подписи.

    Из-за этих нюансов многие по-прежнему требуют оригинал счета, ведь в случае чего можно заявить, что вашу почту взломали, и вы ничего не подписывали.

    Есть сомнения в деловом партнере? Тогда лучше перестраховаться.

    Оригинальный или электронный счет действителен в течение того срока, который указан в вашем договоре. Также сроки могут быть указаны на самом счете.

    *Пример счета с указанием сроков.

    Продлить срок действия счета можно только по обоюдному согласию, если в нем были найдены ошибки – например, в реквизитах.

    В остальных случаях сроки не могут меняться, т. к. счет как раз и является средством фиксации взаимных обязательств.

    Ещё раз кратко о том, каким должен быть счет на оплату.

    Подробные инструкции в этом видеоролике:

    Подводим итог того, как же выставить счет на оплату

    Итак, мы узнали: что это за документ, как выставлять счет на оплату. как его работу регламентирует законодательство, как в этом случае применяются современные технологии и т. д.

    Теперь вам решать, использовать счета в своей практике или ориентироваться на другие способы фиксации сделок и обязательств по ним.

    Отметим, однако, что этот формат стал не зря самым популярным – попробуйте и вы, может понравиться?

    Источник: http://ndpr.ru/buh27/kak-vystavit-schet-na-oplatu-osobennosti-oformleniya-i-riski-vystavit-schet-organizaciya-po-obnalichke/

    Как выставить счет на оплату: 5 видов счетов и их оформление

    Как выставить счет на оплату: распространённые ошибки при заполнении + 5 видов оформления + ТОП-5 онлайн сервисов для формирования счета.

    Если вам необходимо заключить договор на покупку/продажу продукции или предоставление какой-либо услуги, вы столкнетесь с таким понятием, как «счет на оплату». В наше время — очень удобный способ оформления перевода денежных средств.

    Сегодня мы разберем, как правильно выставить счет на оплату и какие подводные камни ожидают вас на этом пути.

    Что такое счет на оплату и когда следует его выставлять?

    Это документ, который является доказательством проведенной сделки для бухгалтерии, фирмы или другой организации.

    Если вы занимаетесь каким-либо бизнесом, то без знаний по этому разделу вам просто не обойтись.

    Законодательство Российской Федерации не предусматривает совершение сделок без договоров. Контрагент подписывает акт, в котором значатся основные пункты договора с вариантом оплаты товара.

    В некоторых случаях условия могут опускать пункт о способе проведения оплаты: тогда вы не обязаны проводить операцию через выставления счета.

    Когда следует выставить счет в обязательном порядке:

    • Если компания работает на рынке и освобождена от налога на добавленную стоимость по статье 145 НК РФ.
    • Пункт 1 статья 169 Налогового кодекса Российской Федерации – процесс торговли документально оформлен от личного имени и с применением ОСН.
    • Статья 168 Налогового кодекса РФ – предприятие получило частичную предоплату.

    Это один из самых быстрых вариантов проведения расчёта между участниками контракта.

    Кроме того, это простой способ получения оплаты при устных договорённостях по сделке, когда расчет оформляется по факту прибытия товара к покупателю.

    Так как счет на оплату не подпадает под статью закона №402-Ф3 Российской Федерации «О бухгалтерском учете», к нему нельзя предъявить строгие требования оформления.

    Структура документа сложилась в процессе рыночных отношений на протяжении многих лет. Считается хорошим тоном подавать документ, максимально приближенный к устоявшимся канонам.

    Способы заполнения счета:

    • Получить бланк через Всемирную паутину в формате .doc и распечатать на формате А4 с последующим заполнением от руки.Сохраните документ на компьютере и используйте как шаблон при последующих сделках.
    • Заполнение бланка со всеми реквизитами в электронном виде.
    • Если вы сотрудник фирмы или другой организации, где предустановлено специализированное программное обеспечение – бухгалтерские программы — используйте его.Минимальное количество ошибок + возможность отслеживать процесс оплаты предмета торговли.
    • Скачайте одну из бухгалтерских программ и запустите ее на пробный период.Этого времени вам вполне хватит, чтобы правильно оформить счет.

    Если взялись самостоятельно оформлять бланк, у вас будет возможность внести дополнительную информацию, необходимую лично вам. Такой вариант возможен при наличии у предмета торговли определенной степени специфичности.

    Общепринятая информация на счете по оплате должна включать:

    1. Наименование организации, что совершает сделку (поставщик продукции/услуг) в полном или сокращённом варианте.
    2. Юридический и фактический адрес расположения предприятия.

      Сюда включите контактные данные и ссылку на официальный сайт.

    3. У поставщика услуг ведется своя бухгалтерия.

      Следовательно, документ должен содержать порядковый номер его фирмы.

    4. Время и фактическая дата составления акта.
    5. Номер идентификации налогоплательщика – ИНН.
    6. Код причины постановки, что присвоен налоговым органом – КПП.
    7. Реквизиты для оплаты товара/услуг предприятия, которое предоставляет услуги.
    8. Полная информация о фирме, что производит закупку/получение услуг + ее контактная информация с указанием официального сайта.
    9. Максимально точная информация по товару/услуге.
    10. Итоговый размер стоимости записывается с точностью до копеек.

      Желательно добавить графу с ценой прописью.

    11. Если есть налог на добавленную стоимость, нужно внести по нему соответствующую информацию.
    12. Роспись владельца предприятия, что предоставляет услуги, и его бухгалтера.

      Заверяется все круглой печатью.

      Если вы частный предприниматель, достаточно будет только вашей росписи.

    Данные рассмотренного списка считаются обязательными для заполнения, но никто не вправе вас ими ограничивать.

    Бухгалтер фирмы может вносить свои поправки и дополнения в зависимости от ситуации:

    Skillbox - Онлайн университет №1 в РФ! Онлайн-обучение от лидеров digital-рынка. Курсы, созданные практикующими экспертами. Пройди обучение и получи трудоустройство уже в процессе!

    Счет на оплату идет как дополнение к основному документу по оформлению сделки о купле/продажи товара либо услуг.

    Договор содержит гарантии по контракту и оговоренные заранее условия.

    1) Как выставить счет на оплату по безналичному расчету?

    Если вы владелец более-менее крупной фирмы, то безналичный расчет — лучший вариант для оплаты. Процесс становится очень оперативным и ускоряет обработку документации отделами бухгалтерии.

    Как передать счет:

    • факсом;
    • на почтовый ящик покупателя;
    • из рук в руки;
    • адресной доставкой по почте.

    Бланк внешне ничем не отличается от стандартного, кроме одного момента.

    Нужно создать и провести оформление электронно-цифровой подписи.

    Элемент требуется, если вы намерены проводить и далее операции по безналу в электронном виде. На рынке много юридических контор, предоставляющих подобную услугу.

    При желании, оформить ее возможно в максимально сжатые сроки.

    2) Как вставить счет на оплату для ООО и ИП?

    В отличие от частных организаций, большие компании ежедневно совершают покупки товаров, что требует постоянной работы по оформлению контрактов и счетов.

    В таких случаях, оптимальным вариантом будет использование специализированных CRM программ по автоматическому составлению бланков для каждого счета индивидуально.

    Список бесплатных CRM программ:

    • megaplan.ru
    • clientbase.ru
    • zettaplan.ru

    Помимо выставления счетов через специальные программы, отделы организаций могут и самостоятельно проводить каждую сделку с корректировкой под заказчика.

    Первый вариант явно быстрее и позволяет свести количество ошибок к минимуму.

    Помимо, оговорённых выше пунктов, счет на оплату должен еще содержать:

    • данные общества с ограниченной ответственностью (КПП, ОГРН и другие);
    • информация банка, что предоставляет услуги (БИК, расчётный счет и другие);
    • общероссийский классификатор по отраслям народного хозяйства;
    • общероссийский классификатор предприятий и организаций.

    Указав всю необходимую информацию, руководитель или бухгалтер организации ставит подпись.

    Если были внесены какие-то поправки, необходимо повторно заверить бланк.

    3) Как выставить счет с НДС?

    Налог на добавленную стоимость часто указывается в счете на оплату.

    Его выделение не является обязательным требованием, но помните, что этот шаг поможет избежать ошибок при дальнейших расчетах общей стоимости.

    Образец заполнения аналогичен тому, что и для ООО. Единственное отличие — в конце бланка необходимо указать сумму НДС, которая повлияет на итоговую сумму оплаты продукции.

    Во избежание каких-то оплошностей выставляют счет-фактуру. Это документ, который заполняется по шаблону, и на основании которого получатель товара делает выводы о возмещении или вычету НДС.

    Иными словами – товарная накладная.

    4) Как правильно выставить счет на оплату на английском языке?

    В отличие от стандартных актов, тут необходимо указывать все тонкости сделки, во избежание недоразумений после принятия товара/услуги.

    Следовательно, человек, составляющий подобный документ, должен на высоком уровне владеть английским языком.

    счета:

    1. Как именуется организация, что заключает сделку.
    2. Основные реквизиты.
    3. Логотип компании + название в сокращенном виде.
    4. Информация для связи.
    5. Реквизиты по оплате.
    6. Подробно изложенные условия сделки (в какой валюте оплата, время и дата произведения подсчетов, порядковый номер заказа).
    7. Данные о заказчике (название организации или имя частного лица + юридический адрес проживания).

    При заключении контракта с большой фирмой следует указать сотрудника, ответственного за проведение сделки.

    Производить расчет нужно с применением специально пронумерованных счетов.

    В центральной части сделайте подробное описание товара или услуги, что предоставляете заказчику.

    Описание товара должно содержать:

    • характеристики товара;
    • стоимость за 1 единицу продукции;
    • скидки на продукцию (если таковы имеются);
    • размер налога в казну страны;
    • конечный объем средств к оплате

    Когда вы хотите выставить счет на оплату, очень внимательно отнеситесь к этому разделу. Зарубежные компании часто весьма придирчивы в выборе поставщиков.

    Документ будет влиять на принятие решения о вашем дальнейшем сотрудничестве.

    В завершении укажите дополнительную информацию о возможных неустойках и условиях оплаты, а также штрафы при задержании перевода средств.

    Закончите бланк благодарностью покупателю.

    Может ли выставить счет на оплату физическое лицо?

    Выставление счета на оплату подразумевает налоговую ответственность организации перед бюджетом страны. НДС физические лица не платят по причине отсутствия регистрации частного предпринимателя.

    Даже при всем желании, напрямую вы не сможете оформить счет на оплату для какой-либо организации. Крупные компании не будут гореть желанием платить вам подобным образом, подвергая себя лишним налогообложениям.

    В таких случаях составляется договор по услугам от физического лица с оговоренными условиями и размером оплаты.

    Упрощенный вариант того, как выставить счет на оплату

    Что делать, если вы новичок и не постигли все тонкости бухгалтерии? Вопрос «как выставить счет?» может стать непреодолимым барьером, особенно если закрыть сделку нужно в сжатые сроки.

    Использовать консультации юристов или поиск информации на специализированных форумах – будет одним из методов решения проблемы.

    Но есть еще один. Простой и понятный – с помощью онлайн сервисов.

    Топ-5 онлайн-сервисов для выставления счета

    • www.b-kontur.ruСайт с пошаговой инструкцией и возможностью отправить уже готовый счет на оплату покупателю через электронную почту.
    • выставить-счет.рфРесурс позволит не только выставлять счет, но и отслеживать процесс оплаты.Есть возможность вести личную бухгалтерию на уровне частного предпринимателя.
    • kub-24.ruНичего лишнего. Оперативная отправка на почту и оповещения покупателя.Можно сохранить как шаблон в нескольких форматах себе на компьютер.
    • naoplatu.ruинструкция + возможность сохранить шаблон на компьютер.При желании отправку счета на оплату можно оформить на постоянной основе в определенное время.
    • service-online.suДополнительные возможности по настройке бланка на оплату. Конструктор позволит быстро составить и выставить счет.Добавить поля к наименованию товара и загрузить дополнительные документы к отправке не составит также никаких проблем.

    Процедура не займет много времени, а при регистрации на сайтах будет возможность на постоянной основе отправлять счета через личный кабинет.

    Удобно для частных предпринимателей и мелких организаций.

    Какие ошибки допускают при выставлении счета на оплату?

    Внимательность при заполнении бланка очень важна.

    Проведя анализ наиболее часто возникающих проблем при составлении счетов на оплату, мы выделили наиболее значимые.

    Ошибки при выставлении счета:

    • Подпись главы или бухгалтера без расшифровки.При отправке электронного документа ошибка исключается из-за наличия цифровой подписи на бланке.
    • Дата составления не совпадает с датой выставления счета покупателю.
    • Счет к оплате не предоставили вовремя, из-за чего не уложились в налоговый период для НДС.Ведите регистрацию почтовых вхождений чтобы избежать этой проблемы.
    • Разные даты на счетах к оплате у покупателя и продавца.Проблема возникает, когда документ уже отправлен покупателю и только после этого делаются поправки.
    • Шапка бланка оформлена неверно.Внимательно указывайте информацию и контактные данные.

    Устранение вышеперечисленных ошибок позволит без загвоздок провести операции по сделке и получить оплату в максимально сжатые сроки.

    Если возникают спорные моменты, неточности в счете на оплату могут повлечь за собой финансовые потери для организации.

    Как вы поняли, общего шаблона, как такового, нет. Чаще всего его выставляют для предоплаты по контракту.

    Не знаете, как выставить счет на оплату?

    Тогда посмотрите эту видеоинструкцию:

    При решении вопроса о том, как выставить счет на оплату, вы можете обратиться к онлайн-сервисам либо скачать шаблоны бланков для каждого случая в интернете.

    Полезная статья? Не пропустите новые!

    Введите e-mail и получайте новые статьи на почту

    Источник: http://dnevnyk-uspeha.com/rabota-i-karera/kak-vystavit-schet.html

    Как выставить счет на оплату: правила и порядок составления

    Согласно бухгалтерской и юридической терминологии, счет – это документ, согласовывающий с руководством оплату по безналичному или наличному расчету. Рассмотрим порядок выставления счета, информацию, которая указывается в этом документе и правила его оформления.

    Когда необходимо выставлять счет

    Наше законодательство не запрещает совершать сделки без счета.

    Поэтому, если условия договора о сотрудничестве между контрагентами не обязывают продавца выставлять счет на оплату, этот документ можно не оформлять.

    В данном случае покупатель оплатит товар или услугу на основании договоренности. Но бывают ситуации, когда без счета не обойтись.

    Чаще всего необходимость в этом документе возникает, когда покупатель должен перечислить продавцу сумму, которая изначально не определена. Например, счет обычно выставляется при оплате услуг связи, т.к. в договорах этой категории точная сумма оплаты заранее не прописывается.

    Кроме того, счет-фактура должен быть выставлен в тех случаях, когда организация совершает операции, подлежащие налогообложению НДС, а также в ряде других ситуаций, прописанных законодательством.

    Данный счет покупателю (заказчику) выставляется:

    • организацией, которая освобождена от НДС (статья №145 НК РФ);
    • организацией, реализующей товары (услуги) по агентскому договору от собственного имени, если используется общая система налогообложения (п.1 статьи 169 НК РФ);
    • организацией, получившей частичную оплату (аванс) от заказчика за реализацию товара (услуг) (ст. 168 НК РФ).

    Предназначение счета

    Удобно и быстро работать со счетами, актами и накладными в сервисе Моё дело можно заполнять счета, акты и накладные онлайн.

    Основное предназначение счета проявляется в ускорении расчета между контрагентами сотрудничества.

    Счет можно рассматривать как документированное предварительное соглашение, в котором продавец назначает цену за свой товар (услугу), после чего покупатель производит оплату.

    Как правило, в таких случаях счет оформляется в единственном экземпляре.

    В финансовой сфере счет-фактура относится к категории хозяйственных документов, которые используются юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями, являющимися плательщиками НДС.

    Как правило, счет выставляется продавцом (исполнителем) после продажи товара или услуг. Кроме того, этот документ может использоваться для подтверждения оплаты НДС и акцизного сбора.

    Иногда счет используется для информирования покупателя о стране-производителе товара, передачи сведений о номере таможенной декларации и т.д.

    Чтобы документ мог считаться основанием для вычета НДС с покупателя, он должен выписываться по строго установленной форме и оформляться в двух экземплярах.

    Выставляется ли счет от физического лица?

    Поскольку физические лица не являются плательщиками НДС, они не могут выставлять счет. Если у физического лица, совершающего какую-либо сделку, возникла острая необходимость в выставлении счета, можно решить проблему двумя способами:

    • оформить ИП/ЗАО/ООО;
    • составить договор с организацией на предоставление услуг, на основании которого физическое лицо получит оплату.

    Но счет, выставленный напрямую от физического лица, не будет иметь абсолютно никакой юридической силы.

    Счет на оплату от ИП или ООО

    Поскольку счет не является бухгалтерским подотчетным документом, на сегодняшний день строгой формы, утверждающей его вид, не существует. Счет может выписываться в бумажном или электронном виде, однако в нем обязательно должна указываться следующая информация:

    • реквизиты юридического лица или ИП (наименование организации, идентификационный код, юридический адрес, правовая форма);
    • банковские реквизиты (наименование, адрес, корреспондентский и расчетный счет, БИК);
    • коды (ОКПО, ОКОНХ).

    Указав все необходимые реквизиты, составитель документа должен прописать номер счета, поставить дату и указать наличие или отсутствие НДС. В конце счета ИП или юридическое лицо указывает свою фамилию, инициалы и личную подпись. Согласно правилам, печать можно не ставить.

    Чаще всего, счет оформляется в стандартных офисных программах – Word или Excel, в которых можно создать шаблон, чтобы вносить в него необходимые данные.

    Также существуют специальные программы для формирования счетов, в которых предусмотрен ряд дополнительных функций: автоматический учет совершенных сделок, отслеживание оплаты, устранение возможных ошибок и т.д.

    Как выставить счет на английском языке

    В процессе сотрудничества с зарубежными партнерами может возникнуть необходимость в оформлении счета на английском языке.

    Само слово «счет» на английский переводится как «invoice».

    Этот документ может использоваться без перевода, но в нем обязательно должна указываться следующая информация:

    • имя и контакты продавца;
    • исходящий и входящий номер;
    • контактные данные покупателя (заказчика);
    • данные о компании;
    • вид налогообложения;
    • дата покупки/отсылки товара;
    • номер заказа, по которому покупатель сможет отслеживать доставку товара;
    • информация о налогах;
    • информация о возможных штрафах за несвоевременную оплату товара, его порчу и т.д.;
    • условия возврата товара;
    • дата выписки;

    и т.д.

    Составляя счет для работы с иностранными партнерами, важно учитывать, что законодательство других стран может отличаться от нашего, поэтому чтобы избежать возможного недопонимания, следует излагать информацию максимально подробно. Кроме того, обращайте внимание, что данные, указанные в счете, должны соответствовать информации в товарных накладных.

    Распространенные ошибки при составлении счета

    В процессе составления и оформления счета чаще всего допускаются следующие ошибки:

    1. Отсутствие расшифровки подписи

    Без расшифровки подписи уполномоченных лиц документ может быть признан недействительным. Если счет оформляется в электронном виде, то расшифровывать подпись не нужно, т.к. все необходимые сведения уже содержатся в электронной подписи.

    2. Нарушение пятидневного срока выставления счета-фактуры

    Многие путают понятия «дата составления» и «дата выставления» счета-фактуры. В пункте 3 статьи 168 НК РФ эти термины не расшифровываются.

    Закон лишь указывает, что счет-фактуру нужно выставить не позже 5 дней с момента отгрузки товара.

    Кроме того, в реквизитах стандартной формы документа используется всего одна дата, которая одновременно выступает, как дата составления и дата выставления счета.

    3. Счет-фактура не получен в налоговый период, заявленный к вычету НДС

    Согласно рекомендациям Минфина, заявлять вычет следует в том же налоговом периоде, в котором был получен счет. Чтобы исключить возможность несоответствия, рекомендуется хранить квитанции и вести журнал входящей почты.

    4. На экземплярах счета продавца и покупателя указаны разные даты

    Это может произойти в тех случаях, если документ исправлялся, и конечный вариант не был сохранен. Если в экземплярах одного счета-фактуры указаны разные даты, документ не может считаться доказательством сделки.

    Кроме того, при составлении счета часто допускаются ошибки в оформлении «шапки» документа. Например, может быть указана неправильная информация в наименовании продавца или покупателя, в их адресах, ИНН и т.д.

    , из-за чего документ будет признан недействительным.

    Чтобы исправить ошибку в счете-фактуре, неверный показатель следует зачеркнуть, вписать правильные данные, после чего отметить дату изменения документа, поставить подпись и печать предприятия. Обратите внимание, что вносить изменение в этот документ имеет право только организация, выписавшая счет.

    Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас:+7 (499) 703-32-46 (Москва)+7 (812) 309-26-52 (Санкт-Петербург)Это быстро и бесплатно!

    Источник: http://bs-life.ru/finansy/nalogy/kak-vistavit-scet-na-oplatu.html

    Как выставить счет на оплату: образец

    Сегодня счет является обычным документом, который служит основанием для согласования с руководством оплаты по безналичному/наличному расчету.

    В нем указывается продавец или исполнитель определенной работы (в качестве юридического лица или ИП), номер расчетного счета и реквизиты банка, адрес, перечень товаров или услуг, которые подлежат оплате.

    Должны быть указаны количество, цена и, в случае необходимости, НДС. Дата и номер нужны только для внутреннего документооборота.

    Его можно выставить по факсу, по почте, передать с курьером, доставить лично, в электронном виде.

    В каких ситуациях выставляется счет

    Перед началом любого сотрудничества контрагентами, как правило, заключаются договора, в которых прописываются сроки оплаты, суммы и прочие условия сделок. К тому же, нашим законодательством совершение сделок без договоров не предписано.

    Если условиями контракта не предусмотрено, что продавцу обязательно нужно выставить счет на оплату, можно и не делать этого. В данном случае покупатель должен оплатить услугу или товар лишь на основании договоренности.

    Но бывают ситуации, когда без счета обойтись нельзя. В случае, когда условиями договора сумма, которую покупатель должен перечислить, не определена, продавцом счет должен быть выставлен непременно.

    Так может быть, к примеру, при оплате услуг связи: в договорах такого рода сумма, как правило, заранее не прописываются. Счет-фактура выставляется, когда организацией осуществляются операции, подлежащие налогообложению НДС, и в других случаях, установленных законодательством.

    Такой счет заказчику (или покупателю) должен быть выставлен:

    • организацией, освобожденной от НДС (статья 145 Налогового кодекса РФ);
    • организацией, реализующей товары или услуги по агентскому договору от своего имени при условии применения общей системы налогообложения, п. 1 ст. 169 НК РФ;
    • организацией, получившей аванс/частичную оплату в счет предстоящей реализации товара от заказчика (Ст.168 НК РФ).

    Зачем нужен счет

    Кроме выставления счета другого способа ускорения расчета между сторонами пока не существует.

    Счет выступает в качестве предварительного соглашения, когда продавцом назначаются цены на свой товар, а покупателем производится оплата на его основании (без фактического наличия договора), остальные документы оформляются по факту получения товара. В таком случае счет выписывают обычно в одном экземпляре.

    В финансовой сфере выставление счета-фактуры считается серьезным хозяйственным документом. Применяют его в основном юридические лица и ИП плательщики НДС.

    Такой счет может быть выставлен продавцом (или исполнителем) после продажи товаров или услуг. Используют его с целью подтверждения уплаты НДС и акцизного сбора.

    К тому же, он может информировать о стране происхождения товара, содержит сведения о номере таможенной декларации (если товар импортирован).

    Выписывается он по строго установленной форме и считается основанием для вычета сумм НДС с покупателя. Оформляется в двух экземплярах.

    Можно ли выставить счет от физического лица?

    Поскольку физические лица, не зарегистрированные как ИП, не платят НДС, а счет может быть выставлен только организацией или ИП с НДС, напрямую данная функция им недоступна.

    Любая серьезная компания не станет оплачивать счет, выставленный физическим лицом, подставляя себя под налоги.

    Или придется оформить ИП/ЗАО/ООО, чтобы иметь возможность выставлять счета, или составлять с организацией договор на предоставление определенного вида услуг, а она производит оплату как физлицу за выполненную работу. Так что, с юридической точки зрения физическое лицо и выставление счета понятия несовместимые.

    Счет на оплату от ИП или ООО

    Сегодня не существует формы, утверждающей вид счета или предполагающей его стандарт. Он даже не считается бухгалтерским подотчетным документом. Выписывают и выставляют на оплату счет в электронном или в бумажном виде. Обязательно указывают следующее:

    • реквизиты ИП или юридического лица (идентификационный код, название организации, ее правовая форма и юридический адрес);
    • реквизиты обслуживающего банка (наименование, адрес, расчетный и корреспондентский счета, БИК);
    • коды (ОКПО, ОКОНХ).

    Чистый бланк и образец заполнения счета на оплату

    После указания ИП своих реквизитов и реквизитов покупателя, проставляется номер счета и дата его формирования и указывается наличие или отсутствие НДС. В конце документа ИП необходимо указать фамилию, инициалы и поставить подпись. Печать ставить не обязательно.

    Чаще всего счет создается в стандартной офисной программе Excel или Word: там необходимо сделать шаблон, в который в дальнейшем будут вноситься данные.

    Еще лучше пользоваться специальной программой, которая формирует счета.

    К тому же, она будет автоматически вести учет всех совершенных сделок, существенно упрощая ведение бухгалтерской отчетности.

    Она так же позволит отслеживать оплату счетов, исключая появление ошибок, например, перечисление денег на другой счет.

    На следующем видео — выписка счета в программе 1С 8.2:

    Выставляем счет на английском языке

    Счет-фактура по-английски – invoice – в России часто используется без перевода. Этот документ, прежде всего, должен содержать слово invoice (на русском и на английском языке).

    Согласно рекомендациям специалистов, любая счет-фактура, выставленная на английском языке, должна включать такие сведения:

    • исходящий и входящий собственный номер;
    • имя, контактные данные продавца;
    • сведения и контактные данные покупателя или заказчика;
    • дату выписки;
    • данные о компании и налогообложении;
    • дату отсылки/доставки/покупки/оказанных услуг;
    • номер заказа или другой номер, по которому заказчик может отслеживать ход доставки;
    • итоговая сумма;
    • платежные условия;
    • и другие сведения, к примеру, особенные условия, информация о налогах, штрафах за несвоевременную доставку, задержку оплаты или возмещение в случае повреждения заказа.

    Поскольку при выставлении счета на английском, как правило, речь идет о сотрудничестве с зарубежным партнером, а законы в его стране могут отличаться от наших, в счетах важно все подробно расписывать. Данные, указанные в договорах и счетах (счетах-фактурах), должны быть идентичны информации в товарных накладных.

    Возможные ошибки при составлении документа

    Если проанализировать проблемы, возникающие при составлении счетов, можно выделить такие распространенные ошибки:

    • Отсутствие расшифровки подписи уполномоченных лиц (в электронных счетах такая ошибка исключается: на документ ставится электронная подпись, которая уже содержит сведения о подписанте).
    • Нарушение пятидневного срока выставления счета-фактуры — в этом случае проблема в различном понимании терминов «дата составления» счета-фактуры и «дата выставления».

      В пункте 3 ст.  168 НК РФ эти понятия не расшифрованы, там просто указано, что счет-фактуру необходимо выставить не позже 5 дней со дня отгрузки товаров. К тому же, в реквизитах стандартной формы счета-фактуры предусмотрена всего одна дата, которая одновременно является и датой составления и датой выставления.
    • Счет-фактура не получен в налоговый период, за который заявлен к вычету НДС (Минфин рекомендует заявлять вычет в том же налоговом периоде, в котором был получен счет). Чтобы исключить такую проблему, организации хранят конверты, квитанции, ведут журналы входящей почты.
    • На экземплярах счета-фактуры у продавца и покупателя проставлены разные даты, как правило, это происходит по причине исправлений (отличающиеся экземпляры одного счета-фактуры не являются доказательством сделки).
    • Наличие в счете-фактуре подписей главного бухгалтера и руководителя (по мнению налоговиков, речь идет об использовании факсимильной подписи, и на основании этого вам может быть отказано в вычете).
    • Ошибки в оформлении «шапки» счета (неправильно указывается наименование продавца или покупателя, их ИНН или КПП, адреса и т.п.).

    Когда в счете-фактуре обнаружена ошибка, она исправляется в установленном порядке (пункт 29 Правил).

    В случае корректировки счета-фактуры зачеркиваются неверные показатели и вписываются правильные, затем указывается дата внесения исправлений.

    Изменения заверяются подписью руководителя и печатью предприятия. Учтите, что вносить исправления в счет может только организация, выписавшая этот документ.

    Источник: http://ZnayDelo.ru/document/kak-vystavit-schet.html

    Автор: Максим Миллер
    Нужен кредит на выгодных условиях? Я партнер банка Открытие и имею там привилегии, по моей партнерской ссылке ты можешь получить кредит на особых выгодных условиях: процент 8,5, сумма до 5 млн, без залога. Заполни заявку по моей партнерской ссылке и получи дополнительно дебетовую карту с кэшбэком и одобрение кредита за 3 минуты! Осталось 5 заявок!

    Есть вопросы по бизнесу, нужен совет или консультация? Присоединяйся и задай их в нашем сообществе Вконтакте.